CONDITIONS GÉNÉRALES

POLYGONE PUBLICITÉ ET COMMUNICATION Sàrl, 2300 La Chaux-de-Fonds.
Domaines de compétence de l’agence: graphisme et stratégie de communication (logo, corporate design, affiche, édition, campagne), multimédia (site internet, animation) scénographie…

Au fil des années, Polygone a construit un réseau de compétences qui permet à l’agence de collaborer avec différents partenaires pour des travaux spécifiques. De la photographie à la traduction, de la menuiserie à la réalisation 3D, du codage de sites internet aux cadeaux d’entreprise, Polygone met un point d’honneur à ne travailler qu’avec des professionnel·le·s reconnu·e·s dans leur domaine.

Nos conditions générales sont applicables, sous réserve d’autres dispositions écrites.

Offres

A défaut d’indications contraires, les calculs de prix des offres se fondent sur des données et des documents complets, ainsi que sur des indications absolument claires et ne pouvant in­duire de malentendus concernant le contenu, la forme et les dimensions de l’ouvrage. Ces indications lient les deux parties. Les offres formulées sur la base de données imprécises, ou en l’absence de documents, ne peuvent avoir qu’un caractère indicatif et n’engagent pas Polygone. Les offres sont valables trois mois; passé ce délai l’agence perd toute obligation de respecter les prix indiqués.

L’offre forfaitaire est basée sur un cadre de mandat conforme aux règles habituelles de la profession; le client doit notamment se plier à certaines exigences telles que :

  • remise d’un briefing ou d’instructions claires (de préférence par écrit)
  • remise de textes corrigés, au format Word (rédactionnel devisé à part)
  • remise de photographies dans le format informatique nécessaire (en cmjn pour des documents imprimés à réaliser en quadrichromie, ou en noir/blanc pour des documents à produire en une couleur, en rvb (jpg, tif) pour des documents diffusés électroniquement.
  • remise de logotypes au format Illustrator eps vectorisé (en quadrichromie, Pantone ou en noir/blanc selon l’usage prévu).
  • transmission des corrections en une seule étape, après pré­sentation du projet de la part de l’agence.
  • contrôle précis du contenu et signature de la maquette finale présentée par l’agence («bon à tirer»), en vue de la production.

Commandes orales sans offre préalable

Les travaux commandés oralement ou par écrit sans offre préalable sont facturés au tarif horaire variant de CHF 75.00 (finalisation–production simple), à 125.00 (conceptualisation) selon la catégorie et selon le temps de réalisation effectué, plus d’éventuels frais de matériel (facturation établie sur la base de nos fiches de travail détail/prestations/durée).

Travaux des tiers

Les travaux des tiers ne sont pas inclus dans l’offre de Polygone. Les travaux s’avérant nécessaires pour l’exécution idéale d’un mandat sont commandés par l’agence au nom et pour le compte du client (traductions, prises de vue et droits photo, digitalisation de photographies, détourage ou correction chromatique d’images, épreuves couleur, impression, découpe, manutention, matériaux, indexation de site Internet auprès des moteurs de recherche, etc.). Dans la plupart des cas, l’agence demande aux tiers fournisseurs des offres comparatives et les transmet au client pour information et commande. Le cas échéant, le client signe l’offre retenue et la retourne à l’agence qui la transmet au fournisseur.

Frais supplémentaires

A) Les frais supplémentaires occasionnés par le client ou un mandataire intermédiaire par rapport à l’offre (mise au net ou retouches des documents et manuscrits reçus, travail supplémentaire sur des supports de données fournis, réalisation d’illustrations, corrections d’erreurs dans les documents remis, remplacement d’images “prétexte” par des images définitives reçues ultérieurement) seront facturés en supplément au tarif horaire de max. CHF 105.- selon le temps de réalisation effectué, plus les éventuels frais de matériel.

B) Modification de la commande: tout changement intervenant après une commande ferme (orale ou écrite) entraîne un coût supplémentaire. Polygone se réserve le droit de facturer le travail déjà réalisé devenu inutilisable, ainsi que tous les frais administratifs en découlant. Cela concerne entre autres :

  • nombre de pages
  • illustrations non prévues
  • versions linguistiques
  • supplémentaires
  • changement du format du document
  • corrections autres que celles indiquées lors de la demande d’offre
  • Contrat de conception

Polygone s’engage à réaliser le mandat (graphisme, communication, marketing, webdesign) selon le briefing précis du client et l’offre fournie. Le client s’engage à fournir le matériel nécessaire à l’exécution du mandat (textes saisis informatiquement ou rédaction devisée en sus, images digitalisées au bon format et à la bonne définition, traductions complètes et conformes, logotypes en eps Illustrator, etc.), sinon ce dernier fait l’objet de coûts supplémentaires. En cas de commande orale, les deux parties doivent s’assurer que les informations ont été clairement comprises et que tous les points ont été définis, dans le cas contraire et en l’absence d’informations complémentaires de la part du client, l’agence procédera à l’exécution du mandat dans le respect des règles de sa profession et selon l’intérêt du client.

Sauf convention contraire, l’agence fournit au client un document « prêt à la production » et n’est pas tenue de fournir les données source ayant servi à le réaliser (on entend par données source le matériel/fichier informatique de préparation de base, relevant du savoir-faire de l’agence, et faisant l’objet de la loi sur la protection intellectuelle).

Prix

Les prix proposés ou confirmés sont en francs suisses et, à défaut d’autre convention, s’entendent nets, TVA en sus. Les prix s’entendent sous réserve d’un renchérissement dû à des motifs justifiés, extérieurs et indépendants de la volonté de l’agence (par ex. nouvelles dispositions légales, etc.).

Réalisation et contrôle 
Délais de livraison

Les délais de livraison fermes n’engagent Polygone que si les documents nécessaires (textes et illustrations, manuscrits ou supports de données, bons à tirer, etc.) lui parviennent dans les délais fixés. L’agence n’est pas tenue par les délais de livraison convenus si le « bon à tirer » ne lui est pas remis dans les plus brefs délais. Si les délais sont dépassés pour une raison indépendante de la volonté de l’agence (par exemple retards des tiers fournisseurs, cas de force majeure), le client ne peut pas annuler sa commande ni rendre l’agence responsable des dommages pouvant résulter de ce dépassement. En cas de dépassement des délais, engendrant une perte économique pour le client, l’agence est responsable dans la limite de la valeur de son travail, pour autant qu’il existe une confirmation écrite des délais.

Refus de prendre livraison

Si le client ne prend pas livraison du mandat, l’agence est en droit de le facturer après en avoir averti le client; elle le conserve en archives aux frais et aux risques du client.

Droits d’auteur et de propriété des données

Les droits d’auteur pour des prestations de création ou de disposition sont déterminés conformément aux prescriptions légales. Dans le cas d’un logotype, d’une illustration, des données source d’un site Internet ou d’un concept publicitaire ou de marketing, Polygone transmet au client son droit d’auteur lorsque ce dernier a réglé la facture selon les présentes conditions générales. Dès lors le client peut disposer librement de l’objet en vue de sa reproduction sans altérations. Le matériel fourni (par exemple les documents prêts pour l’impression) peut être exploité par le client en tout temps, sans modification (ex.: pour une réimpression ou pour les besoins internes de l’entreprise). L’agence conserve toutefois le matériel et les données source relevant de son savoir-faire; ces documents ne seront pas transmis à des tierces personnes, sauf accord explicite; cela pour éviter tout usage inapproprié et l’usurpation du droit sur la propriété intellectuelle.

Droits de reproduction

L’usage et la modification de tous les documents, textes, photographies, illustrations, modèles, pages Internet et autres, remis à Polygone par le client, ne sont faites que si ce dernier est titulaire ou a acquis au préalable les droits de reproduction nécessaires (l’agence considère cela présumé). Cette clause est également valable pour les données archivées qui sont réutilisées sur demande du client ou d’un mandataire de celui-ci.

Corrections d’auteur

Les corrections d’auteur (modifications ultérieures du texte, des illustrations, de la mise en pages, etc.) demandées après la première maquette et les autres corrections dès la deuxième maquette sont facturées en supplément selon le temps effectué, au prix de CHF 105.- l’heure (voir aussi « Frais supplémentaires »).

Tolérances usuelles

Le client exprime ses préférences en matière de couleurs et de matériaux lors de la remise de la commande; l’agence tient compte de ces préférences lors d’une création dans la mesure des possibilités techniques, et propose éventuellement d’autres choix si des raisons d’esthétique les favorisent. Les maquettes finales présentées par l’agence au client, telles les maquettes de brochures, ne seront pas à considérer comme un modèle fidèle pour le rendu d’impression, ou comme matériaux définitifs (papier, carton ou autre). Les choix définitifs des couleurs et des matières sont réalisés par l’agence, au plus près de la maquette présentée, au plus tard lors de la préparation des documents pour la production (photolithographie, impression, etc.).
Toutes les tolérances imposées à Polygone par ses fournisseurs sont également applicables à ses clients (par exemple tolérances usuelles dans la branche de l’imprimerie en matière d’exécution et de matériel, notamment en ce qui concerne la quantité livrée, la précision de coupe, la fidélité de reproduction, les teintes et la qualité des supports d’impression tels les papiers, cartons, etc.).

Matériel fourni

Lorsque le client commande un mandat avec « matériel fourni » (logo, photographies, textes et traductions, etc.), celui-ci est tenu de fournir à l’agence le matériel nécessaire à l’exécution de la commande et prêt à l’usage (ex : logo original en EPS Illustrator vectorisé; photographies digitalisées en CMJN pour une impression en quadrichromie, et non pas en format de base RVB nécessitant une conversion). Tout matériel fourni par le client pour l’exécution de sa commande doit être livré à Polygone. L’entreposage du matériel se fait aux risques du client. Le matériel informatique contenant des erreurs ou qui est incomplet n’engage pas la responsabilité de l’agence si celle-ci a dû reprendre les fichiers tels quels.

Livraison

L’agence livre au client ou au tiers chargé de la production le matériel prêt pour la production, cela au mieux selon la nature du mandat. Voir aussi “Facturation” au sujet des frais d’envoi.

Réclamations

Les travaux réalisés par Polygone devront être contrôlés à la réception du produit fini. Toutes les réclamations concernant la qualité doivent être faites dans les huit jours après réception de la marchandise, faute de quoi la livraison est considérée comme acceptée. En cas de réclamation justifiée, les mesures de réparation seront prises dans un délai approprié, mais ne peuvent en aucun cas excéder la valeur de l’offre ou du travail réalisé par l’agence.

Limitation de la responsabilité de l’agence

Les manuscrits, supports de données électroniques, films, photolithographies, originaux, photographies, objets fournis, etc. seront traités avec les soins d’usage et rendus au client à la fin du mandat. Tous les autres risques doivent être assurés, respectivement supportés par le client. Données électroniques et reprise de données Polygone n’assume pas la responsabilité pour la perte de données des fichiers qui lui ont été livrés en vue d’être travaillés. Il est notamment conseillé de conserver une copie. La responsabilité de l’agence se limite aux erreurs commises par elle, résultant d’une négligence grave.

Traductions

Les traductions sont fournies par le client ou devisées séparément. L’agence ne peut être tenue pour responsable des caractéristiques de langage, de grammaire et de syntaxe des textes traduits fournis par le client.

Documents de contrôle et d’examen, BAT

Le client est tenu de contrôler soigneusement les documents de contrôle et d’examen (épreuves couleur, copies, données, etc.). Il signale à Polygone les erreurs, puis les retourne avec le « bon à tirer » signé dans les délais convenus. L’agence pour sa part vérifie soigneusement les documents à produire mais n’est pas responsable des erreurs non signalées par le client. Les corrections et modifications demandées par téléphone doivent être confirmées par le donneur d’ordre, dans un délai de vingt-quatre heures et par écrit, sans quoi la responsabilité de l’agence est dégagée. Dans le cas où il est convenu de ne pas présenter des documents de contrôle et d’examen ou si le donneur d’ordre demande directement les fichiers informatiques sans documents de contrôle visés par le client, ce dernier supporte l’entier des risques. La responsabilité de Polygone se limite à des erreurs ou des omissions graves dans l’exécution du mandat.

Conservation et archivage des documents de travail

Polygone conserve à bien plaire les fichiers des travaux commandés et ne facture aucun forfait pour cette prestation, mais des frais de désarchivage lors d’une demande. Sur commande écrite du client, l’agence conserve les archives durant la plus longue période possible (durée de vie du matériel gravé). L’archivage intervient aux frais et aux risques du client et l’agence n’assume aucune responsabilité en cas de perte de données ou détérioration des données, respectivement des documents de travail.

Facturation
Conditions de paiement

Le paiement doit être effectué dans les trente jours suivant la date de la facture, sans aucun escompte. La marchandise livrée (fichiers informatiques, illustrations, idées/concepts, maquettes, etc.) reste propriété de l’agence jusqu’au paiement complet de la facture.

L’agence facture des honoraires forfaitaires sur chaque commande, couvrant les frais administratifs et de matériel, d’une valeur d’environ 10% sur les travaux de graphisme. L’agence facture également un montant forfaitaire pour les frais de copie, d’envoi de fichiers par e-mail ou réseaux ainsi que pour le desarchivage.

Pour toute commande exigeant une immobilisation de fonds, comme l’exécution de travaux dépassant une durée de deux mois, l’agence peut établir une facture partielle pour le travail déjà réalisé. En cas de doutes sur la solvabilité du client, Polygone est en droit d’exiger des garanties de paiement, même après l’acceptation de la commande. A défaut de ces garanties, elle peut interrompre l’exécution de la commande.
Les coûts échus deviennent immédiatement exigibles.

Litige
Droit applicable et for

En cas de difficultés dans l’exécution et l’interprétation du présent contrat, les parties conviennent de soumettre leur litige à la connaissance des autorités judiciaires de La Chaux-de-Fonds. Elles reconnaissent que leur attention a été particulièrement attirée sur ce point.

Reconnaissance

Une commande, la signature d’un « bon à tirer » (BAT) ou le paiement de la facture implique la reconnaissance par le client des présentes conditions générales.

Sites internet
Charte graphique – webdesign

Polygone propose le développement de sites web à l’image de l’entreprise, de son identité et en tenant compte des spécificités. Le travail de réflexion de professionnels expérimentés a pour but d’améliorer et de dynamiser votre image sur internet.

Une charte graphique fixe les règles de la mise en page et définit l’aspect graphique du futur site web. Celle-ci est la base d’une esthétique cohérente et adaptée en adéquation avec la stratégie de communication web. Le terme générique de « web design » s’applique pour structurer les éléments visuels d’un site internet.

Nos prestations en matière de programmation s’étendent, selon vos besoins. Nous nous entourons des professionnel·le·s de la programmation les plus profilé·e·s à votre demande que cela soit une refonte, un relookage, une évolution ou de s’occuper de sa maintenance, de référencement, de solutions d’hébergement, de réservation de nom de domaine ou formations adaptées aux outils et applications mises en place dans le cadre du projet.

Matériel

Au moment de la commande, le matériel (sources textes et photos, cahier des charges, etc.) sera fourni par le client. Le mandat ne peut débuter sans cela.

Cahier des charges

Pour aller à l’essentiel, un cahier des charges Web doit définir les spécifications de base du projet et son périmètre. La définition du contenu dépend du type de site web que vous avez l’intention de créer et surtout des objectifs définis préalablement au niveau de l’analyse de vos besoins. Cette étape anticipe la conception technique, graphique et éditoriale du site. Elle est préfigurée dans le cahier des charges et prévoit tous les éléments que contient le site. Après rencontre et conseil si nécessaire, nous établissons une offre/devis sur la base de des informations en possession et y juger de la complexité du projet afin d’être en mesure de proposer l’offre la mieux adaptée en termes de coûts et de délai. L’offre peut être réévaluée après acceptation de la première phase (analyse, concept, navigation et graphic design). 

Retard

Lorsque le client ne transmet pas dans les délais convenus les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la prestation (sources textes et photos, cahier des charges, etc.), ce fait a pour conséquence directe de retarder la réalisation et donc la livraison de la prestation définie dans l’offre et le planning initial.

Facturation

Les conditions générales de facturation sont également applicables pour la facturation de sites web. Un premier acompte en début de mandat peut être demandé, des acomptes suivent ensuite. Tout dépassement et développement ou adaptations supplémentaires sortant du périmètre du projet défini dans l’offre sera facturé au tarif horaire en vigueur.

Polygone est soumis à la TVA. CHE-103.614.297. BCN BANQUE CANTONALE NEUCHÂTELOISE. COMPTE:  E 1904.26.06  ·  IBAN CH27 0076 6000 E190 4260 6

Polygone, juillet 2020

Les autres faces du Polygone à découvrir ci-dessous ne constituent qu'une partie de notre travail. Venez en découvrir d'autres autour d'un café.